Impact et adaptation face au COVID-19

Article écrit par Robin le 22/06/2020

Le 16 mars dernier, la France apprenait la mise en place d’un confinement visant à ralentir la propagation de la pandémie causée par le COVID-19. Que s’est-il passé à l’agence depuis, comment nous sommes-nous adaptés et quelles ont été les répercussions sur notre activité ? Nous vous proposons de découvrir tout cela dans la suite de cet article.

L’importance de l’information

S’il y’a bien quelque chose que nous aimons faire à l’agence, c’est discuter et débattre de tout un ensemble de sujets. Lorsque les premières informations concernant le COVID sont tombées, il était extrêmement difficile de s'y retrouver : de la petite grippette pour certain·e·s à un scénario à la Walking Dead pour d’autres, les actions à mener étaient contradictoires. La première étape était de partager entre nous des sources d’informations fiables, des vidéos, articles et papiers scientifiques sur le sujet afin d’avoir une meilleure vision d’ensemble en acceptant l’énorme niveau d’incertitude auquel nous allions devoir faire face.

Principe de précaution

Conscients de notre chance d’évoluer dans une activité principalement dématérialisée, nous avons fait le choix de mettre toute l’équipe en télétravail plusieurs jours avant l’annonce du confinement : les chiffres s'accumulaient dangereusement et le risque nous paraissait trop élevé. Encore une fois, cette étape était forcément simple pour une entreprise comme la nôtre : certain·e·s membres de l’équipe expérimentaient déjà le télétravail quelques jours par semaine et tous nos outils et processus étaient déjà en place. Il suffisait de venir chercher son ordinateur et le tour était joué.

Une petite adaptation au quotidien

Les horaires à l’agence étant entièrement flexibles, il fallait s’attendre à ce que le télétravail renforce encore plus ce côté décalé du planning. Pour certain·e·s, il est plus agréable de travailler très tôt pour profiter d’une partie de l’après-midi tandis que d’autres préfèrent se lever tard. L’important dans ce contexte est de perfectionner le côté asynchrone des communications et de préparer au maximum le travail en amont pour ne pas avoir à se déranger mutuellement en permanence.

Nous ne sommes pas de grands fans des réunions qui viennent trop souvent perturber le quotidien et réduire à néant l’efficience aussi nous avons fait en sorte de ne pas contrebalancer l’éloignement par d’interminables meetings.

Nous avons par ailleurs remarqué une baisse significative de l’utilisation de Slack (notre outil de communication en interne) qui s’est peu à peu reporté sur Discord, un outil plus spontané permettant tout de même de gérer le dérangement. Fun fact : nous avions par ailleurs ré-créé l’agence avec les différentes pièces et bureaux de chacun·e·s, l’avantage étant de pouvoir choisir le moment où l’on souhaite pouvoir être dérangé·e grâce aux réglages de notifications.

capture d'écran du discord de l'agence ou l'on peut voir les différentes rooms

Le retour à l’agence

Vous l’aurez compris, la meilleure réponse selon nous en tant qu’entreprise face à cette pandémie est le télétravail si l’on a la chance d’être dans un secteur le permettant. Peut-être même que cela pourra faire réfléchir beaucoup d’entreprises réfractaires à cette nouvelle organisation : rappelons-le, le télétravail peut s’avérer bénéfique sur beaucoup de points et notamment sur l’aspect écologique où il évite beaucoup de trajets inutiles (mais cela sera développé dans un futur article). Au-delà de ça, il fallait préparer la période de retour : même si le télétravail est idéal dans beaucoup de cas, il peut être plus ou moins bien vécu selon les personnalités et le lien social reste important dans notre quotidien. Aussi, tout en encourageant celles et ceux qui voulaient le continuer, nous avons mis en place un certain nombre d’aménagement pour permettre le retour de l'équipe :

les stickers créés par l'agence pour affichage des zones sensibles

  • Alternance des équipes : l’équipe a été coupée en deux et une alternance se fait une semaine sur deux (présentiel / télétravail). Les bureaux ont eux aussi été complètement réaménagés pour optimiser la distanciation
  • Éviter les transports en commun : quand cela est possible, nous avons proposé de mettre à disposition un vélo ou tout autre moyen de transport doux pour se rendre à l’agence sans prendre de risque dans les transports en commun
  • Gel hydroalcoolique : des distributeurs sans contact (activation avec le pied) ont été mis en place à l'entrée et dans la cuisine
  • Zones de vie commune : toutes les zones en commun ont été enlevées temporairement (les futures parties de Mario Kart n’en seront que plus endiablées !)
  • Pas de personnes extérieures : tous nos rendez-vous se passent en visio
  • Pas de réunions physiques : les réunions physiques entre les membres de l’agence continuent à se faire sur discord depuis le bureau de chacun
  • Port du masque si nécessaire : des masques chirurgicaux sont disponibles sur demande (nous avons attendu d’être sûrs qu’il n’existait plus de pénurie et que les métiers prioritaires étaient servis avant de nous en procurer)
  • Systèmes automatisés : l'agence se dote de poubelles et de distributeurs de savon sans contact
  • Pack personnel : un pack personnel a été remis (couverts, assiette, torchon) pour que chacun puisse manger à son bureau.
  • Marquage des zones sensibles : des stickers signalent la présence de zones sensibles (poignées, interrupteurs, etc…) nécessitants une désinfection régulière et un nettoyage des mains systématique

Si le marquage des zones sensibles vous intéresse, nous avons rendu Open Source les fichiers graphiques que Simon s’est occupé de dessiner pour l’occasion. Vous pouvez récupérer les fichiers sur notre dépôt Github et les envoyer directement à un imprimeur : https://github.com/agence-webup/covid-stickers

les stickers créés par l'agence pour affichage des zones sensibles

Et l’impact sur notre activité ?

De la même façon que pour le reste, le numérique a bien entendu été beaucoup moins impacté qu’un grand nombre de secteurs que nous avons parmi nos clients et pour qui le confinement rimait forcément avec un arrêt partiel voir total de l’activité.

En résumé, le résultat a donné quelque chose de très disparate : certains sites ont été plus efficaces pendant le confinement (principalement les biens et services essentiels) tandis que d’autres ont très largement régressé.

De notre côté, nos plannings nous ont permis de continuer le développement des projets sur le long terme et le creux s’est fait principalement ressentir sur l’arrivée de nouveaux projets, chose à laquelle nous nous attendions de toute façon. Les projets existants ont pu en profiter en augmentant leur cadence, aussi si un impact sur ces prospects entrants manquants doit se faire sentir, ce sera dans plusieurs mois. Depuis l’annonce du déconfinement, l’ensemble repart progressivement, mais nul doute que nous devrons toutes et tous continuer d’être prudents et considérer cette crise comme une leçon pour l’avenir, nous invitant à ne pas considérer beaucoup de choses comme acquises.